Из этой статьи вы узнаете:
- Что такое KPI
- Какие примеры KPI для представителей различных специальностей можно брать на вооружение
- Как рассчитать KPI в EXCEL на примере
Метод оценки персонала с помощью ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicator) базируется на методологии «управления по целям» Питера Друкера. В России применяется с начала 2000-х годов. В предлагаемой статье мы опишем сущность KPI, приведем примеры KPI и покажем перспективы применения и совершенствования метода KPI на российских предприятиях.
Что такое KPI на примерах
С 1.07.2016 г. на предприятиях России внедряют профессиональные стандарты как основы формирования кадровой политики. Для оценки успешности выполнения стандартов необходима система оценки качества труда работников.
Критерии, которые характеризуют качества труда, представлены на Рисунке 1.
Рисунок 1 . Структура критериев качества труда работников предприятия.
Критерии I уровня – это фактически названия двух главных классов критериев.
Критерии II уровня – обобщения, пригодные для представления к награде (но не для оценки).
Критерии III уровня – унифицированные показатели, позволяющие выполнить приближенную оценку результативности и надежности труда работника. Практически все известные методы оценки персонала ориентированы на оценку критериев III уровня. В зависимости от образования и грамотности авторов методик и потребителей, чаще всего выбираются:
- Чисто экономические критерии KPI. Применимы для руководителей и специалистов, непосредственно связанных с управлением финансами и реализацией продукции.
- Опросники в форме бланков для экспертов, позволяющие оценить компетенции.
- Психологические критерии (тест Кеттелла и пр.) − в предположении, что качество труда определяется преимущественно личностными свойствами.
- Профили должностей на основе специализированных (преимущественно психологических) наборов показателей.
Рассмотрим наиболее популярную технологию оценки, основанную на KPI.
Главная идея KPI – детализация стратегических целей предприятия до уровня сотрудника. В качестве стратегических целей, как правило, выступают финансово-экономические показатели. Выделяют несколько подгрупп KPI, основанных на количественных мерах деятельности:
- Затраты – в стоимостном выражении.
- Производительность – процент загрузки оборудования.
- Эффективность. Чаще всего это отношение выручки к себестоимости.
- Итоги. Например, количество произведенной продукции.
Ключевые показатели эффективности могут быть оперативными и стратегическими.
- Оперативные показатели характеризуют текущие результаты деятельности предприятия и его подразделений. Позволяют в оперативном режиме следить за технологическими процессами, материальным обеспечением, качеством продукции и корректировать параметры управления в соответствии с меняющимися условиями.
- Стратегические показатели позволяют следить за обобщенными результатами работы предприятия за месяц, квартал, полугодие и принимать решения по обеспечению соответствия этих результатов плановым. Рассчитываются краткосрочные прогнозы эффективности деятельности подразделений, рентабельности на предстоящий период.
KPI являются численными индикаторами степени успешности выполнения конкретных целей. Это позволяет использовать систему KPI в качестве основы мотивирующего управления деятельностью работников.
Примеры KPI для представителей различных специальностей
KPI наиболее удобны для оценки эффективности труда административно-управленческого персонала (руководителей, экономистов, финансистов и пр.).
Ключевые показатели эффективности торговой деятельности рассчитываются на основе данных:
Ключевые показатели эффективности производства рассчитываются на основе:
Конкретные примеры представлены в следующей таблице:
Должность | Показатель | Расчетное значение, % |
Руководитель отдела маркетинга | Процент выполнения плана продаж | 100,
где Q ф – фактический объем продаж, Q пл – плановый объем продаж |
Маркетолог | Доля продукции на рынке | Данные внешних маркетинговых агентств |
Главный бухгалтер | Своевременность подачи налоговой декларации | Информация ФНС |
Бухгалтер | Своевременность проведения платежей (в процентах от общего числа) | 100,
где Оп cр – число платежных операций, выполненных в срок; Оп общ – общее число платежных операций |
Руководитель юридического отдела | Процент выигранных дел (от общего числа дел) | 100,
где Q в – количество выигранных дел, Q общ – общее количество дел |
Юрист | Сумма денежных средств, которые взысканы и сохранены для компании | Данные юридического отдела (в процентах к плану) |
Пример расчета KPI в EXCEL
На каждом предприятии формируется своя система оценок KPI. Ключевые показатели эффективности устанавливаются для каждой должности независимо. Их общее число для конкретной должности/рабочего места – не более пяти. В конце каждого месяца (для некоторых предприятий – квартала) производится расчет итоговых индивидуальных KPI каждого работника как средневзвешенного значения частных KPI. Простейший алгоритм объединения частных показателей отдельного рабочего места:
где – частные показатели эффективности;
n – количество частных показателей (n ≤5) ;
– веса отдельных (частных) KPI. Обычно
Веса различаются, поскольку значимость (важность) отдельных показателей может быть несопоставимой. Веса нормированы:
Формулы расчета премии на основе значений K (решающие правила) могут выражаться простой линейной или ступенчатой функцией К .
Значения мотивационных коэффициентов (то есть коэффициентов перевода величины K в премию) могут определяться, например, по следующему алгоритму:
На следующем рисунке показан наглядный пример расчетов с использованием Excel.
Рисунок 2 . Пример оценки успешности деятельности.
Пояснения:
- Оклад – фиксированная часть заработной платы. Он пропорционален количеству отработанных часов. Для упрощения в примере расчетов фиксированная и переменная часть зарплаты принимаются равными.
- Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывают по отношению фактических показателей к плановым (как в приведенной выше таблице расчетных значений).
Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: =(50 % × (ЕСЛИ(D3<80 %; 0; ЕСЛИ(D3<90 %; 0,5; ЕСЛИ (D3<100 %; 1; 1,5))))). Влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных считается одинаковым. Коэффициенты тоже равны. В связи с этим для расчета показателей 1 и 2 берутся одни и те же формулы.
- Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3 × (F3+G3). Плановая премия умножается на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
- Зарплата – оклад + премия.
Для того чтобы оценить работу сотрудников по нескольким ключевым показателям эффективности, составляется матрица следующего вида:
Рисунок 3 . Форма рабочей таблицы.
- Ключевые показатели A – частные KPI (.
- Веса B – .
- База C – минимальное значение показателя.
- Норма D – плановый уровень.
- Цель E – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель.
- Факт F – фактические результаты работы.
- Индекс KPI G – уровень результата по отношению к норме.
Формула расчета индекса KPI:
Пример заполнения матрицы для офис-менеджера показан на следующем рисунке.
Рисунок 4. Пример расчета KPI.
Коэффициент результативности – результат расчета по формуле (1).
Как внедрить систему KPI в организации
Как видно из приведенного примера, внедрение системы мотивирующего управления персоналом на основе ключевых показателей эффективности не требует серьезных вложений и высокой квалификации разработчиков. Не требуется особой подготовки специалистов кадровых служб – идеология проста и популярна. Существует множество предприятий, где функционируют полуавтоматизированные системы на базе Excel. Весь вопрос в том, насколько эффективно управление персоналом при использовании рассмотренной технологии.
Как можно заключить из примера, лучше всего система KPI подходит для предприятий с дискретным производством, например, машиностроительных предприятий. Для производств с непрерывным процессом (например, АЭС, химические предприятия) основное внимание должно уделяться технологической составляющей управления, ее надежности и безопасности. В этом случае, например, для инспектора отдела охраны труда невозможно сформулировать уместные критерии оценки, связанные с финансовым благополучием предприятия.
Чтобы исправить указанный недостаток, можно дополнить комплекс оценки KPI подсистемой оценки компетенций. Пример достаточно удачного решения – стандарт СТП 001.089.010-2005, разработанный в ОАО «Иркутскэнерго».
В ОАО «Иркутскэнерго» для оценки компетенций используются специальные бланки, которые заполняются экспертами – руководителем оцениваемого лица и его коллегами. Образец такого бланка представлен в Таблице 1.
Таблица 1. Оценка сотрудника по компетенциям.
Критерии оценки
(компетенции) |
Оценка | Средняя оценка по компетенциям | ||
Руководитель | Коллеги (средний балл) | Самооценка | ||
Инициативность (готовность и способность решать профессиональные проблемы и вопросы, неравнодушное отношение к рабочим ситуациям, желание активно участвовать в работе, влиять на результат деятельности) | ||||
(способность расставлять приоритеты, придерживаться плана выполнения задания) | ||||
Знание работы (профессиональная грамотность, практические знания и навыки, понимание содержания работы, знание методов, процедур, правил) | ||||
Ответственность (своевременность, добросовестность и качество выполнения заданий) | ||||
Коммуникации с руководителем (информирование руководителя о степени выполнения рабочих заданий, консультация с руководителем по стандартам выполнения работы) | ||||
Коммуникации с коллегами (эффективность взаимодействия в коллективе) | ||||
Дисциплина (отношение к рабочему времени, его использование, соблюдение режима рабочего дня) | Х | |||
Средний балл по компетенциям (Ok ) | Х | Х |
Эксперты выполняют оценку соответствия работника требованиям должности в баллах. При этом используются шкалы словаря компетенций. Примеры шкалирования двух компетенций представлены в Таблице 2.
Таблица 2. Шкалирование компетенций.
Инициативность
Балл | Характеристика |
1 | При решении производственных вопросов не проявляет личной инициативы |
2 | Очень редко выступает с конструктивными предложениями |
3 | Часто выступает с предложениями, которые редко практически реализуются |
4 | При решении производственных вопросов постоянно выступает с конструктивными предложениями в рамках своих должностных обязанностей, доводит их до практической реализации |
5 | При решении производственных вопросов постоянно выступает с конструктивными предложениями не только в рамках должностных обязанностей, но и касающихся работы подразделения в целом. Доводит предложения до практической реализации |
Умение эффективно планировать работу
Балл | Характеристика |
1 | Не способен планировать даже самую простую работу, определять временные затраты. Не умеет обозначить этапы работы |
2 | Плохо справляется с планированием, не придает значения затратам на выполнение задания. Не умеет разбивать задачу на этапы работы и устанавливать приоритетность выполнения. Планы в большей части нежизнеспособны |
3 | С планированием справляется не очень хорошо. Делает ошибки при определении затрат, приоритетности, способов достижения. Планы очень часто оказываются нежизнеспособными |
4 | В общем справляется с планированием, при составлении планов учитывает затраты на достижение поставленных целей. Обычно все поставленные задачи направлены на достижение общей цели деятельности |
5 | Хорошо определяет затраты на выполнение плана. Цель разбивает на этапы достижения. Верно расставляет приоритеты на всех этапах выполнения плана. Всегда добивается жизнеспособности и реалистичности плана |
Как выстроить систему оплаты в отделе продаж? Мотивация менеджеров по продажам интересует практически любого руководителя коммерческой компании. К сожалению, в этой сфере существует ряд распространенных заблуждений, и самое вредное из них состоит в том, что самая эффективная мотивация в продажах - это комиссионная схема, т.е. процент с продаж. Поэтому половина этого поста будет посвящена тому, как НЕ НАДО делать (), а вторая - тому, как на самом деле .
Следует также сказать, что любая комиссионная схема легко выражается через премию по KPI. Например, если вы платите 2% от выручки при средних продажах в 500 тыс. руб., то можно точно такую же зависимость организовать и через премию. Для этого надо установить план продаж в 500 тыс. руб. (минимальный норматив в этом случае = 0), а плановый размер премии в 10 тыс. руб. Фактическую премию следует рассчитывать по самой простой формуле, умножая плановую премию на степень выполнения плана (факт/план). Тогда при любых продажах менеджер будет по-прежнему получать 2% от выручки. Разница состоит лишь в том, что премиальная схема куда более гибкая. Во-первых, если средние продажи вырастут до 1 млн. руб., а вы захотите платить за это 15 тыс., а не 20, то в комиссионной схеме надо будет снижать ставку, а это уже изменение принципиальных условий труда. В премиальной схеме для такого изменения достаточно будет увеличить план продаж на следующий период. Во-вторых, в премиальной схеме легко вводится минимальная норма продаж, которая необходима для профессионального управления процессом сбыта (см. ). В-третьих, в премиальной схеме выручку легко дополнить другими важными для вас KPI, установив плановую премию за каждый из них.
Открытым остался вопрос, какие KPI использовать для стимулирования персонала в продажах. В целом это, конечно, зависит от специфики бизнеса и вашей стратегии продаж. Но существуют и некоторые теоретические модели, а также практические исследования на эту тему. Так, специалист по стимулированию сбытового персонала Д.Сичелии выделяет 4 группы коммерческих KPI:
1. Показатели выработки:
- Показатели выручки, сумма заключенных контрактов и т.д.
- Показатели валовой прибыли, маржинальной доходности продаж.
- Показатели продаж в натуральном выражении (штуки, тонны, часы и т.д.).
- на товаре (например, доля товаров определенного ассортимента в портфеле, скорость вывода целевого товара на рынок, доля перекрестных продаж и т.д.);
- на клиентах (количество новых клиентов, сохранение клиентской базы, количество целевых клиентов и их доля в портфеле);
- на заказах (размер заказа, продолжительность контракта, количество позиций в заказе);
- на ценовой политике (средняя стоимость заказа или чека, доля продаж без скидки или средний размер скидки от прайс-листа).
- Удовлетворенность клиента, которую можно измерить отзывами, количеством жалоб или лучше всего регулярным опросом покупателей;
- Приверженность клиента, которая обычно оценивается пролонгациями, постоянством покупок, удельным весом компании продавца в портфеле закупок клиента и т.д.
- Издержки на привлечение клиента (например, представительские расходы на одного привлеченного клиента);
- Эффективность канала дистрибуции (например, маржинальность канала дистрибуции, соотношение издержек на вход и использование канала к выручке или марже от данного канала);
- Показатели эффективности персонала (например, доля продавцов, выполняющих квоты / планы продаж).
[Сичелли Д., Компенсации сбытовому персоналу, 2005, стр. 44-45 ]
В эмпирическом обзоре компании Hay Group (2014 г.) выделяются следующие KPI, используемые в продажах российскими компаниями (по частоте их использования):
Как уже было сказано выше, выбор KPI зависит от функций отдела продаж, стратегии продвижения и сбыта, особенностей продуктов, клиентов и рынка в целом. Можете использовать как типовые показатели из приведенных выше списков, так и придумывать свои собственные по мере необходимости. Главное, чтобы их было не более 5 (иначе ваши продажники запутаются в приоритетах) и не менее 3 (иначе точно что-то важное упустите).
Удачи в мотивации вашего отдела продаж!
Не секрет, что на предприятиях, которые применяют стандартную систему управления, лишь небольшой процент работников справляются со своими обязанностями на «отлично» и «хорошо».
Если быть точным, то это – порядка 5% всего персонала. Остальные же нуждаются в установлении жёстких правил и внешних стимулах. Система KPI может стать подобным стимулом. Как показывает практика, при её внедрении в бизнес-процессы фирмы, можно добиться 30%-ного увеличения прибыли.
Отметим сразу, что если Ваша организация впереди планеты всей и коллектив легко достигает поставленных целей, особой надобности во внедрении в отлаженный механизм KPI нет. Также излишними будут KPI для менеджера по продажам в небольшой фирме с количеством сотрудников менее 30 человек.
Если Вы, как хороший управляющий, имеете возможность проведения личных встреч в течение месяца с каждым подопечным, с целью поставки перед ним цели и определения способов её достижения – внедрение KPI тоже не приведет к значительным улучшениям, а лишь изрядно потреплет Ваши нервы.
Сама работа по внедрению KPI — это долгий процесс, требующий железной выдержки главы компании. Первые результаты могут быть совершенно противоположны Вашим ожиданиям.
Готовьтесь к протестам со стороны персонала, возможным увольнениям и падению показателей на начальных этапах внедрения. Только таким образом Вы сможете удержать рядом с собой сильную и сплоченную команду, которая смотрит с Вами в одном направлении и нацелена на результат. Если Вы не уверены в своём коллективе, с внедрением KPI тоже стоит повременить.
Обычно KPI отдела продаж решают вводить для улучшения планирования ожидаемых финансовых поступлений и роста организации. KPI отдела продаж позволит Вам построить плановую экономику на отдельном предприятии.
KPI для менеджера по продажам – выбираем действенную систему
Даже опытные бизнесмены «наступают на одни и те же «грабли», вводя систему поощрения своих менеджеров по личным показателям. Подобная система «взращивает» индивидуалистов, которые не заинтересованы в развитии команды, а лишь в личностном росте.
Работники такого рода не захотят делиться своими секретами и фишками с коллегами, которые по сути являются не товарищами, а их прямыми конкурентами. Поэтому хороший руководитель понимает, что важно стимулировать команду на достижение общих, а не индивидуальных целей.
Скажем больше, для построения действительно работающей системы KPI для менеджера по продажам необходимо выстроить грамотную систему мотивации, которая по некоторым параметрам отличается от сложившихся и принятых подходов к стимулированию персонала.
Абсолютное большинство организаций идет по традиционному пути, предлагая своим продажникам оклад плюс процент от продаж. Конечно, такая система позволяет добиться прозрачности схемы начисления бонусов, нацелить менеджеров на выполнение более высоких планок при довольно простом и легком расчете стимулирующей выплаты.
Однако, менеджеры – индивидуалисты, развитые в рамках этой системы, не заинтересованы в развитии своих коллег. Единственное, что действительно волнует такого сотрудника – его личные показатели. При этом указанный в контракте процент Вы обязаны выплачивать, даже если бизнес окажется нерентабелен.
Традиционные KPI для менеджера по продажам – это рост продаж, но не улучшение качества предоставляемых услуг или увеличение количества клиентов. Многие «выращенные» в такой системе менеджеры не заинтересованы в расширении базы, работая лишь с однажды собранной базой клиентов.
Иной подход к введению KPI для менеджера по продажам предусматривает оценку показателей его работы по нескольким показателям, например:
- % от привлечения новых клиентов;
- % за качество обслуживания;
- и традиционный % от продаж.
Критерии при таком расчете определяются руководством в зависимости от того, какая цель стоит перед организацией.
Созданная таким образом KPI отдела продаж позволяет нацелить сотрудников на получение значимых для всей компании результатов. Прописывая в контракте с работником формулировку о том, что заработная плата формируется из оклада +KPI 1 + KPI2 + KPI 3, Вы оставляете себе место для маневров, меняя показатели в зависимости от целей организации.
Правильно выстроенная и четко отлаженная система KPI для менеджера по продажам обеспечит Вашему предприятию качественный управленческий учет. Более того, такая система станет Вашей опорой в формировании кадровой политики Вашего бизнеса. Она способствует тому, чтобы в приоритетах каждого члена команды было не количество, а качество оказываемых услуг.
Сегодня компания KPI Lab предлагает Вам задуматься о возможности внедрения автоматизированной системы KPI для отдела продаж Вашей компании. Оцените её достоинство, выбрав демо версию. Вы увидите, что автоматизированная система KPI позволит Вам получать необходимые сведения оперативнее и приведет к значительному ускорению многих бизнес-процессов.
В статье расскажем, что такое ключевые показатели эффективности (KPI), как рассчитывают KPI. Даем подробный пошаговый алгоритм для внедрения KPI. Расскажем, как использовать этот показатель для мотивации персонала. Бонус - таблица с примерами KPI для кадровика.
Из этой статьи вы узнаете:
★ Мотивация персонала
Что такое KPI
Расшифровка KPI означает в переводе с английского (Key Performance Indicators) - «ключевые показатели эффективности». Иногда KPI переводят как «ключевые показатели результативности», но этот вариант распространен меньше. Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов и большим штатом.
KPI - это важный и действенный инструмент HR-менеджера, который позволят:
- Оценить эффективность работы персонала.
- Контролировать сохранение эффективности в ходе рабочего процесса.
- Управлять рабочим процессом.
- Ставить конкретные цели перед персоналом.
Простыми словами объяснить руководству и сотрудникам, что такое kpi, вам поможет Алла Пискунова, HR директор компании «ЛГК-логистика» :
Пример ключевых показателей эффективности (kpi)
В штате крупного магазина бытовой техники 12 продавцов-консультантов. HR-менеджер магазина оценивает эффективность работы продавцов по следующим критериям:
Критерий №1 - соотношение числа покупателей, с которым общался продавец, с числом тех, которые впоследствии сделали покупку (в процентах);
Критерий №2 - средний чек покупателя;
Критерий №3 - процент перевыполнения плана.
Этот минимальный набор критериев уже позволяет рассчитать KPI (ключевые показатели) продавца и оценить его эффективность. Менеджер по кадрам может контролировать выполнение KPI-показателей и сохранение эффективности в течение дня или месяца. Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут,
По определению KPI позволяет управлять рабочим процессом и ставить конкретные задачи перед персоналом. Как это происходит на практике:
В нашем примере минимальный набор критериев для расчета KPI. На практике, среднее количество критериев KPI составляет 5-8.
Примеры KPI для специалиста по кадровому документообороту
Виды ключевых показателей эффективности
Ключевые показатели эффективности бывают простые и производные .
Примеры простых KPI:
- KPI результата (показатели результата, выраженные количественно или качественно);
- KPI затрат (показатели количества затрат).
Примеры производных показателей KPI:
- KPI производительности - соотношение результата и затраченного времени;
- KPI эффективности - соотношение результата и затраченных ресурсов.
Эксперты журнала «Директор по персоналу» подскажут,
и понять, не ошиблись ли вы, когда ставили им KPI.
3 главных принципа разработки KPI
Принцип №1. Показатели KPI должны быть просты и легко измеримы.
Это даст возможность сравнения и предотвратит дезинформацию.
Принцип №2. Затраты на измерение должны быть ниже, чем польза от внедрения KPI .
Слишком сложная и дорогая процедура измерения показателей сведет на нет все плюсы от перехода на KPI.
Принцип №3. Результаты измерений должны использоваться в работе.
Если измерять показатели только для отчета и не предпринимать в дальнейшем никаких шагов, то измерения бессмысленны.
Эксперты «Системы Кадры» научат грамотно
Плюсы и минусы KPI
|
|
Как рассчитать KPI : алгоритм и пример
Алгоритм расчета KPI
Шаг 1. Выбираем от 3 до 5 показателей эффективности.
Например, показатели для продавца интернет-магазина:
- Новые заказчики.
- Покупатели, сделавшие повторный заказ.
- Положительные рекомендации.
Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Суммарный вес показателей - 1, а наибольший вес - у самого важного.
- Новые заказчики - 0,5.
- Покупатели, сделавшие повторный заказ - 0,25.
- Положительные рекомендации - 0,25.
Шаг 3. Собираем и анализируем данные по выбранным показателям в течение месяца.
Шаг 4. Рассчитываем KPI по формуле:
индекс KPI = Вес показателя*Факт/План
Факт - фактический результат
План - плановый результат.
Шаг 5. Рассчитываем зарплату с учетом индекса KPI.
Пример расчета KPI
Такая система расчета мотивирует продавцов привлекать новых клиентов и работать со старыми.
Воспользуйтесь материалами «Системы Кадры»:
Матрица KPI специалиста по продажам
Матрица KPI водителя-экспедитора
Внедрение KPI в компании : 7 этапов
Этап 1. Выясняем, какие показатели влияют на прибыль. Определяем, кто в компании влияет на эти показатели.
Этап 2. Выбираем ключевые показатели, т.е. показатели, которые в наибольшей степени влияют на прибыль. Назначаем ответственного за них сотрудника. Для каждого отдела назначаем по 2-3 четких KPI.
Этап 3. Объясняем сотрудникам, как достижение ключевых показателей влияет на оплату труда (материально мотивируем).
Этап 4. Следим за тем, удается ли сотруднику достичь целевых показателей. Если да, переходим сразу к Этапу 6. Если нет - к Этапу 5.
Этап 5. Выясняем причину. Если вины сотрудника нет, меняем условия. Если не справляется сотрудник, меняем на другого.
Этап 6. Постоянно корректируем систему KPI - удаляем устаревшие показатели и добавляем новые.
Этап 7. Корректируем систему мотивации: объясняем какие параметры и как будут влиять на оплату труда.
KPI - это ключевые показатели эффективности сотрудника. Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов.
KPI - это инструмент HR-менеджера, который позволят оценить эффективность работы персонала, управлять рабочим процессом, а также ставить конкретные цели перед персоналом.